För att ha en flexibel arbetsplats med möjlighet att jobba mobilt krävs i huvudsak tre saker: rätt hårdvara, rätt mjukvara och organisatoriska förutsättningar. Det här behöver du tänka på.
Det nya kontoret
Arbetssituationen idag ser inte riktigt ut som den förut gjorde. Det är Covid-19, och inte VD eller IT-chef, som nu ”på riktigt” lett oss in i den digitala omvandlingen och gör företag mer mobila.
Framledes kommer antagligen många möten fortsätta att vara digitala – eftersom man nu ser att det fungerar samt att det finns en stor tidsvinst i att inte behöva resa till alla möten. Det sparar både tid och pengar, och man ska inte heller glömma den positiva miljöaspekten av att ha digitala möten. Många företag strukturerar nu om för att låta sina anställda jobba hemifrån i allt större utsträckning. Dessa förändringar ställer givetvis krav på organisation, IT-infrastruktur samt hård- och mjukvara.
Som egenföretagare har du kanske tänkt vara tillgänglig för dina kunder och leverantörer i hög utsträckning. Då kan det exempelvis vara smidigt att kunna komma åt det du behöver, så som filer och dokument, oberoende av enhet, tid och plats.
Hårdvara
För att vara produktiv i arbetet är det många som behöver en snabb dator, extern skärm, tangentbord, mus, dockningsstation, mobiltelefon samt skärmar till mötesrummet. Har man som företag tänkt att låta medarbetare jobba hemifrån bör man även budgetera för hårdvara till hemmakontor.
Många personer föredrar att ha telefon och dator ur samma ekosystem, exempelvis Apple. Vilket ekosystem man föredrar är personligt och det är nu för tiden oftast inte nödvändigt för företag att välja ett av dem för samtliga på företaget. Många program och tjänster har stöd för flera ekosystem.
Mjukvara
Mjukvara är program och tjänster som behöver hårdvara för att kunna användas. Detta är exempelvis bildhanteringsprogram, e-postklient, CRM-system och molntjänster.
När hårdvara och mjukvara samarbetar sömlöst är det enkelt för användare att producera, dela och ta emot filer och dokument mellan enheter och andra användare. Detta gör att jobbet kan flyta på smidigare och det är lättare att ta vid där man slutade även om du för tillfället inte sitter vid datorn, utan är på språng och endast har telefonen tillgänglig. Detta är en vanlig verklighet för många egenföretagare.
Infrastruktur och säkerhet
Säkerhet och att skydda sin data mot intrång är och blir allt viktigare. Tidigare ansåg många att det var säkrare att lagra data lokalt på en egen server på kontoret, men dagens avancerade teknologi gör istället molnlösningar generellt säkrare. Detta för att företag som erbjuder dessa tjänster kan och måste lägga mer resurser på datasäkerhet. Teknologin går snabbt framåt och det kan därför vara en god idé att låta de vars affärsidé är att tillhandahålla dessa tjänster att göra det, medan du istället kan fokusera på din affärsidé. En relevant fråga i sammanhanget är vilka krav som ställs på din och dina kunders data, så som om det finns krav på i vilket land som data ska lagras.
Smart att ta ett helhetsgrepp
Hur trist är det inte när dina saker inte fungerar som önskat? IT-lösningar blir snabbt komplicerade i såväl frågor som hur det ska organiseras (IT-arkitektur) och säkerhet. Därför är det oftast fördelaktigt att välja en leverantör som erbjuder en bred lösning. Att använda olika system som inte samarbetar med varandra är omständligt och komplicerar arbetet.
